My productivity app is a never-ending .txt file

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14年来的待办事项都记录在文本文件中

作者：Jeff Huang，更新于2022年3月21日

我上大学时最大的转变是学会了如何变得有条理。有一段时间，我无法记住脑海中的所有事情。而且，不断地追踪事情会分散我当时正在做的事情的注意力。

所以我尝试了各种形式的待办事项列表、任务追踪器和效率应用。它们都令人沮丧，因为要做的事情越来越多，而且有太多相互关联的事情，比如过去的会议记录、日历约会、想法列表和实验笔记，这些都分散在不同的系统中。

我放弃了，开始只在一个文本文件中记录，并将其作为我主要的效率系统，至今已有14年。它现在对我的工作至关重要，并且令人惊讶地随着责任的增加而扩展，所以我希望分享这个系统。它一直是我的秘密武器。

前提：一个日历。我使用的唯一外部工具是一个在线日历，我把所有事情都放在这个日历上，即使是那些没有固定时间的事情，比如“在工作室制作一个咖啡桌”或“弄清楚如何招募新的博士生”——我会在我想考虑它的日期安排它们。这样，我所有的未来计划和日程都在一起，而不是一堆我必须追踪的列表。

制作每日列表：每天晚上睡觉前，我都会把日历上第二天所有的事项都添加到文本文件的末尾，作为每日待办事项列表，这样我醒来时就知道自己要做什么。这个列表包含已安排的任务（下午2点与麦当娜开会，下午4点办公时间）、杂事（签一份表格，还一本书）和工作事项（审阅一篇论文，准备一个演示文稿）。它也让我思考我一天的工作量是否合适。

任何我明天不想做的事情，我都会把它重新安排到日历上的晚些日期。如果任务太大，我会把它分解成明天的一部分，其余的留到另一个日期。多年来，我做这件事已经很熟练了，能够很好地估计我一天能完成多少工作。下面是一个例子，名字已替换，你可以看到我从日历中移动一天的日程时它是什么样子。

2021-11-31
上午11点与首席助教开会
- 邀请作品集审阅者的情况如何？
上午11:30与学生Enya会面（对研究感兴趣）
审阅并发布A/B测试作业评分
中午12点HCI小组会议
- 投票选择实验室零食
发送CHI外部审阅者提醒
阅读Sketchy草稿
Zelda取眼动仪
- 让她签收
更新Co-PI的个人简历
下午3:15加入Umbrella Corp和行业合作人员的电话会议
下午3:45与Oprah进行咨询会面
下午4点Rihanna演讲（368 CIT）
下午5点与Beyonce一对一交流 #博士生导师
下午6点与麦当娜的教职面试晚餐

作为记录：那个每日待办事项列表也是我做笔记的地方，所以它是一个待办事项列表，变成了已完成事项列表。这些每日列表最好的地方是，我把它们都保存在一个由日期分隔的单个文本文件中，这样我就有了我做过的所有事情以及何时做的记录。

我目前的文件是在9年前我开始现在的工作时创建的。它既是研究笔记本，也是会议记录。我现在在一个文件中手写了51,690行，记录了我作为教授所做的一切，以及我几乎遇到的每一个人，以及我们讨论过的内容或我有的想法的笔记。下面是我的列表在一天结束时，代表已完成的工作的样子。

2021-11-31
上午11点与首席助教开会
- 邀请作品集审阅者的情况如何？答：收到了7/29份回复
- 周四实验室需要3名助教
- 重新设计作业讲义将于周一完成，周四发布
上午11:30与学生Enya会面（对研究感兴趣）
- 他们有点经验不足，建议明年申请
审阅并发布A/B测试作业评分
中午12点HCI小组会议
- 从网页上的缩放行为自动生成缩略图
- #想法 潜意识音频，让你梦到网站
- Eminem将于11月24日演讲
- 投票选择实验室零食。答：爆米花和海苔
收到非官方通知ARO YIP资助奖 #年度 #简历
阅读Sketchy论文草稿
- 还需要1次修改
- 发给Gandalf看看？
Zelda取眼动仪
- 让她签收
更新Co-PI的个人简历
Coolio意外来访！ #校友
- 现在是TravelAdvisor的产品经理，考虑申请研究生院
下午3:15加入Umbrella Corp和行业合作人员的电话会议
- 他们想招聘20名数据科学+SWE实习生（第3年），有4名校友在那里担任SWE
下午3:45与Oprah进行咨询会面
- 喜欢CS 33
- 在Facebook实习
下午4点Rihanna演讲（368 CIT）
下午5点与Beyonce一对一交流 #博士生导师
- 困在随机图生成崩溃问题上
  - 监控内存/交换/磁盘？
  - 请Mario帮忙？
- 在MSR与Cher获得了实习机会
  - 5月15日或22日开始
- 下次会议前会给我发送研究设计大纲
- 面试Spartacus作为下学期潜在的助教
下午6点与麦当娜的教职面试晚餐（Gracie's）
- 询问与计算机视觉的联系
- 酷炫的视觉+音频无监督比较，对缺失数据思考周到，会与本科生合作（？），喜欢骑自行车，教授计算机视觉+图形学
- 投票 #录用
#注意 也许明年春天参观怪物大学，Bono做相关工作

快捷方式和功能：我使用一致的写作风格，以便于搜索，并有一些简写。当我搜索“meet with”时，它显示我已安排了3000多次会议。我有一些标签，比如#idea用于以后需要项目想法时回顾的新想法，#annual用于放入我下一次年度报告中的事项，#nextui用于下次我开设UI课程时要添加的事项。

文本文件非常灵活，我可以随时快速浏览当天已完成和未完成的任务。我通常在已完成任务和即将到来的任务之间留一个空行。当任务完成时，我移动空行。当天剩余的任务可以放回日历中，以便我以后可能再次处理，但这很少发生，因为任务已经根据我当天能完成的工作量进行了调整。我可以使用搜索框计算汇总统计数据，或列出包含标签的所有行，以及使用我的文本编辑器进行其他操作。我使用Ultraedit，因为我熟悉它，但任何文本编辑器都具有类似的功能。

电子邮件：电子邮件显然是我工作流程的一部分。每个人都有各种关于处理电子邮件的效率建议，但我发现一个简单的标记系统就足够了——如果需要我处理，就标记为红色；如果最终需要处理但需要一些思考或其他人处理，就标记为橙色；如果是我发送的电子邮件，正在等待回复，就标记为黄色，这样我就知道以后要跟进。我会在方便的时候标记电子邮件。

一天结束时，我会快速查看橙色和黄色标记的邮件，看看是否有需要跟进或应该变成红色的。有些人的工作流程围绕着强迫性地清理收件箱。我不太在意保持收件箱为空，因为那样我会觉得每当有新邮件进来时，我都有新的工作要做。

所以我的日常工作看起来是这样的：

1. 查看我昨晚写的每日待办事项列表，了解我今天要做什么
2. 白天完成列表上已安排的事情
3. 当我有空闲（未安排）时间时，完成列表上的浮动任务并处理红色标记的电子邮件 一天结束时
4. 快速查看橙色/黄色标记的电子邮件，看看是否需要处理
5. 将第二天的日历事项复制到文本文件的底部

这个过程有几个优点：

• 醒来时可以立即看到要做什么
• 我不需要在脑海中记住以后要做的事情（跟进电子邮件，未来的任务）
• 很容易回忆过去发生的事情，并了解我一天能完成多少工作
• 没有一个不断被推迟的“待办事项”列表
• 我使用远程桌面，所以所有设备都可以访问

我的日常工作量完全由我前一天晚上控制；每当我感到长期承诺不堪重负时，我就会通过积极地取消电子邮件标记、从日历中删除我不再感兴趣的事情以及减少我未来给自己安排的工作量来减轻负担。

这确实意味着有时我会错过一些问题或不追求一个有趣的研究问题，但这有助于我保持可管理的工作量。

就是这样。如果你尝试我的系统，或者对它有什么想法，我很乐意听取你的意见！